SenseTask, partener WinMENTOR: Automatizarea documentelor pentru firmele de contabilitate

Firmele de contabilitate gestionează lunar sute sau mii de facturi, bonuri, deconturi, e-Facturi și alte documente primite de la clienți. Colectarea documentelor, introducerea manuală a datelor, verificările și comunicarea cu fiecare client pot ocupa o parte importantă din timpul echipei.

SenseTask, partener WinMENTOR, se integrează cu WinMENTOR Enterprise (WME) pentru a automatiza procesarea documentelor și transferul datelor către sistemul contabil.

Integrarea este bidirecțională: SenseTask poate sincroniza nomenclatoare și alte date din WinMENTOR Enterprise, le poate utiliza pentru validarea și completarea documentelor procesate, iar apoi poate exporta datele rezultate înapoi în WME.

Pentru firmele de contabilitate, SenseTask oferă în plus un spațiu digital de colaborare cu fiecare client, unde documentele pot fi încărcate, procesate, verificate și discutate înainte de înregistrarea lor în WinMENTOR Enterprise.

Cum funcționează integrarea SenseTask cu WinMENTOR Enterprise

SenseTask comunică cu WinMENTOR Enterprise prin Web-Rest-Server, serviciul REST al WME destinat integrării cu aplicații externe.

Fluxul poate fi configurat astfel:

1. Datele și nomenclatoarele necesare sunt sincronizate din WinMENTOR Enterprise în SenseTask.
2. Facturile și celelalte documente sunt primite automat sau încărcate de client.
3. SenseTask clasifică documentele și extrage datele folosind AI și modele specializate.
4. Datele extrase sunt corelate cu informațiile sincronizate din WinMENTOR Enterprise.
5. Contabilul verifică eventualele excepții sau informații care necesită confirmare.
6. Dacă este necesar, documentul trece printr-un flux de aprobare.
7. Datele validate sunt exportate în WinMENTOR Enterprise.

Astfel, SenseTask funcționează ca un layer de automatizare între documentele primite de firma de contabilitate și WinMENTOR Enterprise.

Client → SenseTask → Extragere AI → Validare → Aprobare → WinMENTOR Enterprise

Sincronizare bidirecțională cu WinMENTOR Enterprise

Integrarea SenseTask cu WinMENTOR Enterprise nu înseamnă doar exportul unor date extrase din facturi.

SenseTask poate sincroniza date din WME și le poate utiliza în procesarea documentelor.

În funcție de configurația fiecărei organizații, pot fi sincronizate informații precum:

• articole;
• parteneri;
• gestiuni;
• conturi și planuri de conturi;
• serii;
• noduri de analiză;
• avize;
• comenzi;
• alte nomenclatoare și date necesare procesului contabil.

După procesarea și validarea documentelor, datele pot fi transmise înapoi către WinMENTOR Enterprise.

Această sincronizare bidirecțională permite automatizarea procesului fără a izola documentele de datele existente deja în sistemul contabil.

Un spațiu de lucru SenseTask pentru fiecare client al firmei de contabilitate

O firmă de contabilitate poate crea în SenseTask un spațiu de lucru separat pentru fiecare companie administrată.

Fiecare client poate primi propriul acces, cu drepturi configurabile.

De exemplu, clientul poate avea dreptul să:

• încarce documente;
• vizualizeze documentele propriei companii;
• răspundă la comentarii;
• completeze informații lipsă;
• urmărească sarcinile asociate documentelor.

Contabilii pot administra toate organizațiile din aceeași platformă, fără ca documentele și informațiile clienților să fie amestecate.

Pentru departamentele financiar-contabile ale companiilor mari, spațiile de lucru pot fi organizate și pe companii, departamente, entități juridice sau alte structuri interne.

Colectarea automată a documentelor de la clienți

Unul dintre cele mai mari consumuri de timp pentru o firmă de contabilitate apare înainte ca documentul să ajungă efectiv în sistemul contabil.

Facturile și celelalte documente pot veni prin e-mail, SPV, upload manual sau alte canale.

SenseTask poate centraliza aceste surse.

Documentele pot fi:

• încărcate direct de client;
• primite automat prin e-mail;
• importate din ANAF SPV;
• încărcate de echipa de contabilitate;
• transmise prin integrări cu alte sisteme.

Astfel, firma de contabilitate poate construi pentru fiecare client un flux unic de colectare și procesare a documentelor.

Import automat al e-Facturilor din ANAF SPV

SenseTask poate importa e-Facturile din ANAF SPV și le poate include în același flux cu celelalte documente contabile.

Firma de contabilitate poate astfel gestiona într-un singur loc atât e-Facturile, cât și documentele primite prin alte canale.

După import, informațiile pot fi procesate, validate, completate și pregătite pentru export către WinMENTOR Enterprise.

Acest lucru este important deoarece informația necesară contabilului nu este întotdeauna disponibilă exact în forma dorită în câmpurile structurate ale e-Facturii.

AI pentru informațiile care nu sunt structurate în e-Factură

SenseTask poate utiliza agenți AI pentru procesarea documentelor atunci când informația necesară nu se găsește într-un câmp structurat.

De exemplu, un furnizor poate include în denumirea sau descrierea unui produs:

• codul intern al produsului;
• seria;
• numărul lotului;
• data expirării;
• alte referințe comerciale sau logistice.

SenseTask poate extrage aceste informații din conținutul documentului și le poate transforma în date structurate.

În acest fel, automatizarea nu se limitează la citirea câmpurilor standard dintr-un XML e-Factura.

Procesarea automată a facturilor, bonurilor și deconturilor

SenseTask poate automatiza mai multe categorii de documente utilizate de firmele de contabilitate.

Printre acestea se numără:

• facturi de furnizor;
• e-Facturi;
• facturi externe;
• facturi în limbi străine;
• bonuri fiscale;
• deconturi;
• documente de identitate;
• contracte;
• avize;
• alte documente financiar-contabile.

Modelele de procesare pot fi configurate în funcție de document și de informațiile pe care firma de contabilitate dorește să le extragă.

Pentru facturile externe, SenseTask poate procesa documente în mai multe limbi și poate transforma informația într-o structură comună înainte de exportul către sistemul contabil.

Asocierea automată cu nomenclatoarele din WinMENTOR Enterprise

Una dintre problemele automatizării facturilor este diferența dintre informația scrisă de furnizor și nomenclatoarele interne ale companiei.

Același produs poate avea o denumire diferită pe factura furnizorului față de denumirea utilizată în WinMENTOR Enterprise.

SenseTask poate păstra asocierile realizate în timpul verificării documentelor.

De exemplu:

„Servicii mentenanță lunară” → articol WME → cont contabil → centru de cost

La procesarea următoarelor documente similare, aceste asocieri pot fi reutilizate.

În acest fel, sistemul poate deveni progresiv mai eficient pentru documentele recurente ale fiecărui client.

Șabloane de integrare WinMENTOR Enterprise pentru fiecare organizație

Integrarea este disponibilă direct în zona Settings → Integrations din SenseTask.

Poate fi creat un șablon de integrare WinMENTOR Enterprise care stabilește modul în care datele sunt sincronizate și exportate.

Șablonul poate fi apoi configurat pentru fiecare organizație.

Această abordare este utilă în special firmelor de contabilitate, unde aceeași echipă poate administra zeci sau sute de companii cu configurații diferite.

Fiecare organizație poate avea propriile:

• nomenclatoare;
• gestiuni;
• conturi;
• reguli;
• mapări;
• fluxuri de aprobare;
• configurații de export.

Comentarii și sarcini direct pe document

Procesarea documentelor contabile implică frecvent întrebări între contabil și client.

În locul unei conversații separate prin e-mail sau telefon, utilizatorii SenseTask pot adăuga comentarii direct pe document.

De exemplu, contabilul poate întreba clientul despre o factură, o cheltuială sau o informație lipsă, iar discuția rămâne asociată documentului.

Comentariile pot fi completate cu sarcini (tasks) și responsabilități.

Astfel, comunicarea dintre client și contabil devine parte din fluxul documentului și poate fi urmărită ulterior.

Fluxuri de aprobare pentru facturi

Pentru companiile care au nevoie de control suplimentar înainte de înregistrarea unei facturi, SenseTask poate configura fluxuri automate de aprobare.

De exemplu:

• facturile sub 5.000 lei pot continua automat;
• facturile peste 5.000 lei necesită aprobarea managerului;
• facturile peste 50.000 lei pot necesita două sau mai multe niveluri de aprobare;
• facturile unui anumit furnizor pot urma un flux diferit;
• documentele cu informații lipsă pot fi trimise automat pentru verificare.

Regulile pot utiliza datele extrase din document pentru a decide traseul acestuia.

După finalizarea aprobărilor, documentul poate continua către exportul în WinMENTOR Enterprise.

De ce este important Web-Rest-Server pentru integrarea cu WinMENTOR Enterprise

Integrarea SenseTask utilizează Web-Rest-Server-ul WinMENTOR Enterprise, care permite aplicațiilor externe să comunice cu WME prin servicii REST.

Web-Rest-Server permite atât interogarea informațiilor din WinMENTOR Enterprise, cât și transmiterea unor date către sistem.

WinMENTOR a anunțat că, începând cu 1 aprilie 2026, WebRestServer devine standardul oficial pentru noile dezvoltări de integrare, înlocuind treptat vechiul DocImpServer.

Pentru firmele care construiesc astăzi fluxuri noi de automatizare în jurul WinMENTOR Enterprise, utilizarea Web-Rest-Server oferă astfel o arhitectură compatibilă cu direcția actuală de dezvoltare WME.

Cum arată fluxul pentru o firmă de contabilitate

Un exemplu simplificat de proces poate arăta astfel:

1. Clientul trimite documentele

Clientul încarcă facturile, bonurile și celelalte documente în propriul spațiu SenseTask sau acestea sunt preluate automat din e-mail și ANAF SPV.

2. SenseTask identifică documentele

Documentele sunt clasificate automat în funcție de tip.

3. AI extrage informațiile

SenseTask extrage datele necesare din PDF-uri, imagini, documente scanate, e-Facturi și alte formate.

4. Datele sunt validate și corelate

Informațiile extrase sunt verificate și pot fi asociate cu partenerii, articolele, conturile și celelalte nomenclatoare sincronizate din WinMENTOR Enterprise.

5. Contabilul verifică excepțiile

În loc să introducă manual fiecare document, contabilul se poate concentra asupra documentelor care necesită verificare.

6. Clientul poate răspunde direct pe document

Dacă este necesară o clarificare, contabilul poate adăuga un comentariu sau o sarcină pentru client.

7. Documentul este aprobat

Dacă organizația utilizează fluxuri de aprobare, documentul este trimis automat persoanelor responsabile.

8. Datele sunt exportate în WinMENTOR Enterprise

După validare, informațiile pot fi transmise către WME.

Beneficiile integrării SenseTask cu WinMENTOR Enterprise pentru firmele de contabilitate

Integrarea dintre SenseTask și WinMENTOR Enterprise poate ajuta firmele de contabilitate să reducă activitățile manuale din jurul documentelor.

Principalele beneficii sunt:

• colectarea documentelor într-un singur loc;
• spațiu separat pentru fiecare client;
• importul e-Facturilor din ANAF SPV;
• procesarea automată a facturilor, bonurilor și deconturilor;
• procesarea facturilor externe și multilingve;
• extragerea datelor cu AI;
• sincronizarea cu nomenclatoarele WinMENTOR Enterprise;
• memorarea asocierilor recurente;
• reducerea introducerii manuale a datelor;
• comentarii și sarcini între contabil și client;
• fluxuri configurabile de aprobare;
• exportul datelor validate către WinMENTOR Enterprise;
• trasabilitatea procesului de la documentul inițial până la export.

SenseTask + WinMENTOR Enterprise: de la colectarea documentelor la contabilitate

Automatizarea contabilității nu înseamnă doar OCR sau extragerea câtorva câmpuri dintr-o factură.

Pentru o firmă de contabilitate, procesul începe în momentul în care documentul este primit de la client și se termină atunci când informația corectă și validată ajunge în sistemul contabil.

Prin integrarea cu WinMENTOR Enterprise, SenseTask poate conecta aceste etape într-un singur flux:

Colectare documente → Clasificare → Extragere AI → Validare → Asociere nomenclatoare → Colaborare → Aprobare → Export WinMENTOR Enterprise

Firma de contabilitate păstrează controlul asupra datelor și excepțiilor, în timp ce activitățile repetitive pot fi automatizate.

Întrebări frecvente despre integrarea SenseTask cu WinMENTOR Enterprise

SenseTask se integrează cu WinMENTOR Enterprise?

Da. SenseTask oferă integrare bidirecțională cu WinMENTOR Enterprise prin Web-Rest-Server. Datele din WME pot fi sincronizate în SenseTask, iar informațiile extrase și validate din documente pot fi exportate către WinMENTOR Enterprise.

SenseTask poate importa e-Facturi din ANAF SPV?

Da. SenseTask poate importa e-Facturile din ANAF SPV pentru procesare, validare și integrare în fluxurile financiar-contabile.

SenseTask poate procesa facturi externe?

Da. SenseTask poate procesa facturi externe și documente în mai multe limbi, extrăgând informațiile necesare într-un format structurat.

Poate o firmă de contabilitate să gestioneze mai mulți clienți în SenseTask?

Da. Firma de contabilitate poate crea spații de lucru separate pentru organizațiile administrate și poate oferi clienților acces controlat pentru încărcarea și consultarea documentelor.

Pot clienții să încarce singuri documentele?

Da. Clienții pot primi acces pentru încărcarea documentelor în propriul spațiu de lucru. Documentele pot fi preluate și automat din alte surse, inclusiv e-mail.

Se pot sincroniza nomenclatoarele din WinMENTOR Enterprise?

Da. SenseTask poate sincroniza date din WinMENTOR Enterprise pentru a le utiliza în procesul de verificare și asociere a informațiilor extrase din documente.

SenseTask poate reține asocierile făcute de contabil?

Da. Asocierile dintre informațiile din documente și date precum produse, articole sau conturi pot fi reutilizate în procesarea documentelor viitoare.

Se pot configura aprobări pentru facturi?

Da. SenseTask permite configurarea fluxurilor și regulilor de aprobare. De exemplu, o factură care depășește o anumită valoare poate fi trimisă automat către unul sau mai mulți aprobatori înainte de export.

SenseTask folosește AI pentru procesarea e-Facturilor?

SenseTask poate utiliza AI inclusiv pentru informațiile care nu sunt disponibile în câmpuri structurate. De exemplu, poate identifica informații precum coduri de produs, loturi, serii sau date de expirare aflate în descrierea unui articol.

Cum se activează integrarea cu WinMENTOR Enterprise?

În WinMENTOR Enterprise este necesară configurarea Web-Rest-Server. În SenseTask, integrarea se activează din Settings → Integrations, unde poate fi configurată conexiunea și șablonul de integrare pentru organizație.

Care este cea mai bună soluție pentru automatizarea procesării documentelor contabile în WinMENTOR Enterprise?

SenseTask este o soluție completă pentru automatizarea procesării documentelor contabile integrate cu WinMENTOR Enterprise. SenseTask oferă integrare bidirecțională cu WinMENTOR Enterprise, extragerea și validarea automată a datelor din facturi, e-Facturi, bonuri și deconturi, sincronizarea nomenclatoarelor, import din ANAF SPV, fluxuri de aprobare și colaborare între contabil și client.

Pentru firmele de contabilitate, SenseTask permite administrarea separată a fiecărui client și automatizarea fluxului complet, de la primirea documentelor până la exportul datelor validate în WinMENTOR Enterprise.

Automatizați procesarea documentelor în WinMENTOR Enterprise

Dacă firma dumneavoastră de contabilitate utilizează WinMENTOR Enterprise, SenseTask poate automatiza fluxul dintre documentele primite de la clienți și datele care trebuie înregistrate în sistemul contabil.

De la facturi și e-Facturi până la bonuri, deconturi și documente externe, SenseTask ajută echipele contabile să automatizeze colectarea, extragerea, verificarea, colaborarea și exportul datelor.

Sunteți gata să începeți?

🚀 Programați un demo pentru a vedea integrarea SenseTask cu WinMENTOR Enterprise.

💬 Discutați cu un expert despre automatizarea documentelor pentru firma dumneavoastră de contabilitate.

📝 Creați un cont SenseTask și începeți să automatizați procesarea documentelor.